Про электронные трудовые книжки

Трудовая книжка – официальный персональный документ, содержащий записи о трудоустройстве гражданина.

В нашей стране трудовые книжки появились в 1918 году и поначалу были всего лишь экспериментом. А в некоторых европейских странах и в США документы подобного типа начали использовать еще с конца XVIII века, и их история уже успела подойти к концу. Теперь понятия «трудовая книжка» там не существует и от кандидатов ждут резюме и характеристики с предыдущего места работы. В нашей стране давно обсуждалась и разрабатывалась концепция перехода с бумажных на электронные трудовые книжки.

Итак, свершилось. С 1 января 2020 года в России вступил в силу закон о введении электронных трудовых книжек.

Что изменилось?

- с 01 января 2020 года в базе данных Пенсионного фонда в электронном виде хранится вся информация о трудовой деятельности (прием, увольнение, получение новой квалификации и т. д.) и кадровых изменениях;

- с 2021 года для всех, впервые устроившихся на работу, будут формироваться только электронные трудовые книжки;

- если у вас есть бумажная трудовая книжка, то перевести на электронную трудовую книжку можно только с вашего согласия;

- владельцам бумажных трудовых книжек необходимо принять решение (отказаться от ее дальнейшего ведения или продолжить) в срок до 31 декабря 2020 года; 

- в случае отказа от ведения бумажной трудовой книжки в ней делается запись о переходе на электронную трудовую книжку;

- в случае сохранения бумажного варианта трудовой книжки вы имеете право на оба формата и бумажная трудовая книжка ведется наравне с электронной;

- до 31 октября 2020 года Работодатель должен уведомить вас о предоставленной возможности сделать выбор о формате трудовой книжки.

Что нужно сделать владельцу бумажной трудовой книжки, если выбор в отношении формата трудовой книжки сделан?

- написать заявление работодателю и сообщить о принятом решении, касающемся дальнейшего ведения бумажной трудовой книжки;

- в случае отказа от дальнейшего ведения бумажной трудовой книжки, вы получаете ее на руки;

- в случае сохранения бумажной трудовой книжки она остается у работодателя до момента увольнения.

Важно:

Если вы не заявили о принятом решении, то по умолчанию выбирается вариант с сохранением бумажной трудовой книжки, и работодатель ведёт и бумажную, и электронную трудовые книжки.

Что же должен сделать работодатель?

- уведомить сотрудников до 31 октября 2020 года о предоставленной возможности сделать выбор о формате трудовой книжки;

- сообщить о сроке, в течение которого ждет от сотрудников заявлений о выборе формата трудовой книжки (до 31 декабря 2020 года);

- согласно полученным заявления подготовить и представить в Пенсионный фонд отчет СЗВ-ТД с указанием выбранного вами формата трудовой книжки;

- в случае отсутствия заявления — вести трудовую книжку как на бумаге так и электронно.

Каким образом в базу данных Пенсионного фонда поступает информация о трудовой деятельности и кадровых изменениях?

С 1 января 2020 работодатель представляет в Пенсионный фонд отчетность СЗВ-ТД в форме электронного документа.

В этой отчетности представляется информация по каждому работнику: о трудовой деятельности, кадровых изменениях и выборе формата ведения трудовой книжки.

Используя данные этой отчетности Пенсионный фонд считает ваши пенсионные баллы, на основании которых вам в будущем будет назначена пенсия.

А что в дальнейшем будет с бумажной трудовой книжкой?

Оформленная бумажная трудовая книжка сохраняет свою силу и продолжает использоваться наравне с электронной.

Вам нужно будет ее хранить так как в ней зафиксирована трудовая деятельность и кадровые изменения до 01 января 2020 года. А в электронной версии фиксируются только сведения о трудовой деятельности начиная с 01 января 2020 года.

Что выдается при увольнении?

- при использовании бумажного формата трудовой книжки;

- выдается на руки сотруднику под роспись в последний рабочий день;

- при использовании электронного формата трудовой книжки. Предоставляется работнику форма СТД-Р, в которой отражены данные о трудовой деятельности и стаже. Можно получить форму СТД-Р в электронном формате (при согласии работника), заверенную усиленной квалифицированной цифровой подписью работодателя.

Где получить данные электронной трудовой книжки для представления потенциальному работодателю?

- у последнего работодателя;

- в ПФР;

- в личном кабинете ПФР;

- в МФЦ;

- на портале госуслуг.

Какая информация содержится в электронной трудовой книжке:

- информация о работнике;

- даты приема, увольнения, перевода на другую работу;

- место работы;

- вид кадрового мероприятия (прием, перевод, увольнение);

- должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение;

- вид поручаемой работы;

- основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа);

- причины прекращения трудового договора.

В чём плюсы электронных трудовых книжек?

- легче предоставить документы при приеме на работу, в том числе при устройстве на работу удаленно;

- исключение риска потери сведений и обеспечение сохранности данных о трудовой деятельности, квалификациях и кадровых изменениях гарантируемая ПФ;

- возможность подтверждения трудовой деятельности и/и ли кадровых изменений при использовании электронных трудовых книжек без бумажной волокиты;

- возможность самостоятельного контроля работником за полнотой и своевременностью сведений, подаваемых работодателем;

- дальнейшее расширение возможностей использования госорганами данных электронных трудовых книжек, например для оформления загранпаспорта и других госуслуг;

- новые возможности аналитической обработки данных о трудовой деятельности для работодателей и госорганов;

- отказ от использования бумаги, сохранение деревьев.

Если у вас возникли дополнительные вопросы по оформлению электронных трудовых книжек, мы с радостью на них ответим:

- по телефонам: +7 (495) 540 02 00, +7 (965) 102 97 11;

- по электронной почте: info@belfort-consult.ru.